nov 17

VD coachen reflekterar över vad som ryms i budgeten

Tags: , , , , , ,

Många planerar nästa års budget nu. Hur tänker du kring utvecklingen och lärandet i organisationen? Ser du utbildningskontot som en kostnad eller en investering?

Som extern part blir jag oftast inkallad i lägen av kris – en konflikt mellan viktiga nyckelparter, en grupp som inte är samkörd, en VD som inte är så kraftfull i sitt ledarskap. Det är uppenbart för organisationen att risken är stor – både ekonomiskt och relationsmässigt. Vad gäller grupper så sägs det att 80 % av grupper inte har nått stadiet av gott samarbete (”arbete & produktivitet”, Wheelan). Koden som många behöver knäcka är hur man ska hantera olikheter – det är där konflikterna uppstår. Helt klart är att många grupper kan bli åtskilligt mer effektiva. Hur skulle du skatta ditt eget team på en skala 1-10 där 10 är som effektivast – där vi väl tar vara på varandras olikheter och kompetenser?

Ett räkneexempel: ni är fem personer i ledningsgruppen som lägger 10 % av arbetstiden på möten (lågt, eller hur?) och låt oss säga att ni har skattat er själva som 6 av 10 på effektivitetsskalan. Ni har 100 000 var i månadslön. Möteskostnaden (i lön) blir då 500 000 x 0,10=50 000 kr. Det är så att säga heltidspriset, men ni får bara ut 60 % av effektiviteten enligt upplevd skattning. 40 % utgör en kostnad/förlust som motsvarar 20 000 kr/månaden, per år drygt 200 000 kr bara för möteseffektiviteten. Pröva att sätta in dina/era siffror i exemplet! Vad landar ni på?

Hur tänker ni kring denna kostnad?
Jag känner inte till någon organisation som sätter upp en budget som kalkylerar med ineffektiva möten, missförstånd, otydlighet, förseningar, dåligt fattade beslut som behöver ändras efter ett tag, beslut som inte följs, konflikter som uppstår p g a av olika åsikter och/eller värderingar… som har ett kriskonto. Ändå är det så vanligt.

Alla vet att vi behöver träna kondition & styrka – hela livet. Hälsa är ett hela-livet-projekt – inte ett årstema som jag faktiskt har hört flera organisationer ha. Nu för tiden vet nog de allra flesta att vi även behöver träna mentalt och emotionellt. Och fler och fler tar till sig hur hjärnan rent reflexmässigt fungerar – vi känner rädsla vid upplevda hot. När vi är rädda använder vi en mycket liten del av vår mentala kapacitet.

Om vi fortsätter oss att hålla oss till mötesexemplet så kan man ju undra vad som skulle kunna göra gruppen mer effektiv. Vilken utbildning skulle de möjligen kunna genomföra? Är det kompetens i mötesteknik som saknas? Ja, kanske det kan hjälpa en aningens. Jag anser att dessa utmaningar främst hör hemma i känna sig själv (och därmed andra)-facket. Det handlar om det egna ledarskapet (inte bara som VD och/eller mötesordförande), ens eget commitment/åtagenhet för att vara med på den gemensamma resan, ens egen vilja att ta ansvar och ens egen integritet (i meningen att stå upp för sig själv och hedra sitt ord, dvs vara någon att lita på).

För den som inte känner sig själv blir otydlig för andra. Den som är osäker på sig själv uttrycker sig inte lika lätt och mycket – och i en grupp vill vi dra nytta av varandras kompetenser och olika perspektiv. Den som har dåliga erfarenheter av konflikter och inte har lärt sig ett konstruktivt sätt att hantera det har inte så mycket annat att tillgå än gamla mönster som t ex att fly, passa eller släta över. Kanske är man inte ens medveten om att man har ett (annat) val istället för att gå på gammal rutin (rädsla). Den som inte är van att ta ansvar, inklusive för sitt eget tillstånd, skyller lätt på någon annan (gärna chefen).

Åter till behovet av utbildning – vad kan göra gruppen effektivare? Är det individuella processer som skulle göra en skillnad eller ska man jobba med hela gruppen? Marknaden erbjuder många olika typer av insatser både för grupp och individ.

Fundera på skillnaden mellan att lära in något nytt (t ex en kompetens i mötesteknik eller i konflikthantering) och att lära känna sig själv. En lärare, konsult eller mentor – alla lär de ut och delar med sig av sina erfarenheter. Du får lära dig något ytterligare (utifrån) som du inte visste tidigare. Informationen om dig själv finns dock inte där ute utan den finns inom dig. Informationen om dig själv i relation till någon annan finns i utrymmet emellan er.

Coachens funktion kan liknas vid tränaren – hen finns där för dig och det du har satt upp som mål. Hen hjälper dig att bli skickligare på det du vill genom att ta mer och mer av dina egna resurser i anspråk, att göra dig själv mer medveten om t ex dina styrkor och vad som verkligen engagerar dig. Om coachen tränar gruppen så är det motsvarande fokus – hur kan gruppen mer se och utnyttja den potential som redan finns? Hur kan vi hjälpa varandra att, egentligen, bli tryggare så att vi vågar vara mer självuttryckta? Hur kan vi vara mer observanta på själva lärprocessen? Det är inte bara i idrottsvärlden som träning är viktigt, ja till och med avgörande, utan i allra högsta grad även i yrkeslivet/näringslivet. Den som investerar i träning får ut mer än tidigare. Den som tvingas agera i kris får oväntade utgifter.

Det finns många svar och lösningar på hur en ledningsgrupp kan bli effektivare. Hur tänker ni ta hand om det hos er? Och vad avsätter du för det i budgeten?

Vill du ha fler räkneexempel?
Maila mig så skickar jag en artikel med ytterligare tre exempel.

Lycka till med budgetarbetet!

Anna Eriksson
ICF Master Certified Coach
Avalona – Executive & Teamcoaching AB
0733-508 507, anna@avalona.se

Stockholm 17 november, 2015